温大行政〔2018〕294号

 

 

关于印发《温州大学财务报销管理规定

（2018年修订）》的通知

 

各学院、各部门：

现将《温州大学财务报销管理规定（2018年修订）》印发给你们，请遵照执行。

 

 

温 州 大 学

2018年12月29日

 

温州大学财务报销管理规定（2018年修订）

 

第一章  总  则

第一条  为进一步加强学校会计基础工作，建立规范的会计工作秩序，更好地为教学、科研等学校中心工作服务，根据《中华人民共和国会计法》《会计基础工作规范》《行政事业单位内部控制规范（试行）》《中共浙江省委办公厅、浙江省人民政府办公厅关于进一步完善省财政科研项目资金管理等政策的实施意见》（浙委办发〔2017〕21号）、《关于印发<政府会计制度——行政事业单位会计科目和报表>的通知》（财会〔2017〕25号）等有关财经法律、法规和会计制度的规定，结合学校实际情况，特制定本规定。

第二条  学校各类报销活动应符合国家有关政策、法规及学校有关规定。

第三条  经费负责人及具体经办人对财务报销事项的真实性、合法性、相关性负责。因不真实、不合法、不相关报销事项引起的相关责任由经费负责人及具体经办人自行承担。

第四条  财务人员应严格履行职责，拒绝违反规定的报销，并向单位负责人报告；对报销手续不完备、记载不准确、不完整的报销凭证财务人员有权予以退回，并要求按照有关规定进行更正、补充。

第二章 报销方式及流程

第五条  报销采用“物流式”网上预约报账方式。

报销原则上实行“一事一报”“一次一报”原则。具体预约操作详见《温州大学无等候报销用户手册》。

第六条  报销流程

（一）填制报销申请单。登陆网上预约报账系统，按报销内容填制相应的报销申请单。

（二）送交预约报销单。打印“预约报销单”，经办人和经费审批人签字后，相关报销票据及附件投递至计财处集中收单点或自助投递点。

（三）关注报账物流，了解报销进度。报账人员可以通过网上预约报账物流查看自己所提交报账资料的处理状态，发现异常情况可按物流上提供的通讯方式联系财务经办人员。

（四）财务审核无误，支付报销款。计财处在完成网上预约报销单据内部审核制单、复核后，报销款按照约定的支付方式转入相应账户。若报销单上填写的合计金额与财务审核人员审核的合计金额不一致，最终以财务审核金额为准。

（五）不合规业务，退单反馈。经财务人员审核、复核后，原始单据不符合财务报销规定的，计财处发送信息通知，报销人员可分别根据以下三种信息补办相关手续：

1.资料不全无法完成报销。

报销人员在收到信息后应在三天内将相关资料送到指定地点；逾期，报销业务将从报账系统中自动删除。再次报销时需重新办理网上预约。

2.缺少审批手续、未办理入库手续等无法完成报销。

报销人员在收到信息后应在三天内凭信息（考虑到原始单据的安全，须出示信息）取回原始报销单据，并及时将补齐手续的原始单据送回财务人员处；逾期，报销业务将从报账系统中自动删除。再次报销时需重新办理网上预约。

3.部分原始单据不合规不能报销，退回。

报销人员应在一周内凭信息（考虑到原始单据的安全，须出示信息）取回原始报销单据，逾期不取回，计财处将不负责保管，定期销毁。

第三章 财务报销主体

第七条  报销业务经办人、验收人或证明人原则上应为本校教职员工。学生课题、学生退费、各类开放基金可由学生或校外人员作为报销主体，其余情况下校外人员、学生通常不应作为报销主体。

第四章 业务审批前置原则

第八条  各类报销事项需符合校内各类业务的管理规范流程，需按相关职能部门的业务管理要求办理事前审批，方可报销。例如：

各类货物、工程或服务费用须严格执行国家政府采购制度及学校采购有关规定，必须通过规定的采购方式、采购方法及采购程序进行。

学校房屋建筑物等基础设施维修、实验室等办公场所改造及零星基建工程，不论经费来源，须事先向校园建设管理部门申报，办理相应手续。

公务接待费、差旅费、校内师生因公出国(含出国访学、交流)、境外专家来访等业务须按校内相关职能部门的业务管理规定履行事先审批制。

举办会议或培训须履行事前预算审批制。

耗材、低值耐用品、固定资产、无形资产须按学校相关资产管理规定办理资产入库手续。

专利申请费须按校科研管理部门相关规定事先报批审核。

以上规定如与校内各职能部门相关规定冲突的或未尽事宜，以校内各职能部门的管理规定为准。

第九条  以上审批事项完成后，费用报销时需提供相关业务申请单、审批单、资产入库单、预算表、政府采购预算确认书等事先审批资料。

第五章 财务报销票据的管理要求

第十条  财务报销票据必须是合法票据。不得开具虚假票据，套取学校资金。

第十一条  财务报销票据种类

常见的票据包括以下几种：

（一）税务发票：税务部门印制、盖有税务部门发票监制章的票据。

税务发票必须加盖填制单位“发票专用章”。对小规模经营者、个体工商户等确实无法开出合法票据的，可由当地税务部门代开，并加盖开票税务机关的印章。

（二）行政事业单位收据或票据：财政部门印制、盖有财政部门票据监制章的票据，如“行政事业性收费统一收据”“行政事业单位资金往来结算票据”等。此类票据须加盖填制单位“财务专用章”等收费专用章。

（三）特殊行业的票据：如火车票等。

（四）境外票据：如Invoice（发票、货物清单,一般用于交货或完工后卖方给买方的账单，上面显示买方需要缴纳的费用）；Receipt（属于往来结算的凭据、证明，卖方确认收到钱后给买方出具的收据，证明买方已经付了钱）。

此类票据报销时，经办人须用中文注明开支内容、金额等要素，附相关付款记录，并签字确认。

（五）学校自制原始凭证：如：“温州大学领款凭证”“温州大学预约报销审批单”等。

第十二条  财务报销票据的开具、填写必须合规。

（一）抬头要规范。票据付款单位名称（俗称抬头）应为“温州大学”，不能写个人名字（机票等交通实名票据、科研通讯费、住宿费、学费、培训费票据可以除外）。

（二）要素要完整。票据要素要填写完整，必须注明单位名称、日期、经济业务内容、数量、单价、金额、填制人等。

（三）业务内容要明细。发票内容不能笼统填写“办公用品”“文具”“电脑配件”“消耗品”“试剂”“图书”等字样，须注明具体物品名称或图书名称。发票具体业务内容较多，无法一一写明的，须附供货单位或提供服务单位的销售清单，并加盖出票单位印章。

（四）金额要准确。票据总计金额必须与数量、单价的乘积相符及与各项金额累计相加相符；票据的大小写金额必须相符。

（五）不得随意涂改。票据记载的各项内容均不得涂改、挖补；票据如有错误的，应当由出票单位重开或者更正，机打票据更正无效，手工票据更正处应当加盖出票单位“财务专用章”或“发票专用章”；票据金额有错误的，应当由出票单位重开，不得在票据上更正。

（六）学校自制原始凭证填写要规范。“温州大学领款凭证”“温州大学预约报销审批单”等单据上各栏内容填写要完整，金额不得涂改，大写金额一经涂改该凭证无效。经财务人员审核后需核减的，可在凭证上注明实报金额，但不涂改原金额。

第十三条  因特殊情况无法取得正规票据的处理。

（一）因特殊情况确需向个人零星收购农副产品（如在农贸市场上采购实验用动植物）以及野外考察、心理测试、调查研究等科研活动中确实无法取得发票或财政性票据等，应取得收款人签字的收据（收条），收据上应载明收款人姓名及身份证号或联系方式、物品或服务的数量、单价、金额及用途；并填写“温州大学报销业务承诺书”承诺其真实性，方可报销。

（二）无法取得原件的境外票据，报销时需填写“温州大学报销业务承诺书”并附相关付款记录。

（三）报销承诺事项如与事实不符而引起的经济或法律责任，由经办人、经费负责人承担。

第十四条  原始发票或收据遗失的处理。

（一）原始发票或收据遗失，需要取得原票据存根联或记账联复印件，加盖原单位发票专用章或财务专用章，或提供原开票单位出具的加盖财务专用章的证明（注明单据号码、金额、业务等内容）。

（二）经办人书面说明遗失原因，并承诺原始发票或收据未在任何单位报销或退款，并亲笔签名。

（三）项目负责人、所在学院（部门）负责人审核签字确认、加盖学院（部门）公章，并经计财处分管处长审批同意方可报销。

（四）因票据复印件报销而引起的经济或法律责任，由经办人自行承担。

第十五条  购买充值卡、购物卡的发票不得报销。

第十六条  电子发票需通过“发票认证系统”认证后方可报销。

第六章 报销事项的审批、签字

第十七条  经费负责人在“预约报销审批单”上审批签字，具体审批权限详见《温州大学经费审批制度》。

第十八条  报销事项实际经办人需在每张原始单据或已分类粘贴的“温州大学原始凭证粘贴单”上签字。

第十九条  报销经办人、验收人、审批人不能同为一人。

第二十条  各类原始单据上的所有签字一律使用蓝、黑墨水笔，不得使用圆珠笔或铅笔。

第七章 财务报销款的结算方式

第二十一条  财务报销严格执行公务卡消费结算或银行账户对公转账方式结算。

第二十二条  通过银行转账支付的，预约报销单上需写明收款单位名称、收款单位账号及开户银行。

收款单位名称应与出票单位名称一致；属于签订合同的经济事项，要求签订合同、出具票据、收款单位三者一致。

第二十三条  采用公务卡消费结算的，报销时需附公务卡消费交易凭证（银联签购单）或网络付款的公务卡支付明细记录。公务卡管理详见《温州大学公务卡管理办法》。

第二十四条  下列情况可暂不使用公务卡或银行转账结算，可采用其他付款方式，报销款转入经办人指定银行卡：

1.汽车票、火车票、船票、出租车票、公交车票、地铁（轻轨）票；

2.单笔支出500元以下的科研课题（含参照科研课题管理的项目）中允许列支的电话（手机）费、上网费；

3.单笔支出500元以下的邮寄费、快递费；

4.单笔支出1000元以下离退休活动费、学生课题费用、退休人员课题费用、研究生培养费、开放基金费用；

5.以外币支付的外文期刊版面费等境外费用；

6.签证费；

7.公务车辆年审费；

8.横向科研课题合同约定可报销的过路过桥费、临时停车费、单笔500元以下的车辆燃油费；

9.单笔支出1000元以下的学生活动经费，如各二级学院学生专项经费等，具体以计财处通知为准。

第二十五条  除第二十四条规定外，遇特殊情况确实无法采用公务卡消费结算或对公银行转账结算方式的，经办人需事先报请学院（部门）负责人及计财处分管处长同意，方可采用其他付款方式。报销时需填写《其他付款方式情况说明书》说明具体原因，经所在学院（部门）负责人、计财处分管处长审批后予以报销，并转入经办人指定银行卡。

第二十六条  各类人员经费（含工资津贴、学生奖助学金、助研津贴、各种补贴、讲座费、评审费等劳务费）的发放，原则上一律发放至收款人本人银行卡账户。因特殊情况确需由他人代领的，需说明情况经学校相关职能部门负责人批准同意，方可发放。代领的人员经费，需取得收款人本人亲笔签收单；无法取得亲笔签收单的，需由代领人及证明人签字。

第八章 报销业务的时效性

第二十七条  报销票据的时效性要求

按照权责发生制会计核算基础及预算管理要求，各类票据应及时报销。开具时间为1-6月份的票据原则上在当年10月底之前报销完毕；开具时间为7-12月份的票据原则上在次年5月底之前报销完毕，逾期不予报销。

科研经费因工作需要，上年的票据可在下年度报销截止日前报销。

第九章 财务报销的其他规定

第二十八条  外币业务报销折算汇率的规定

外币业务报销时有换汇水单的，按水单上购汇人民币金额报销；如无换汇水单，则按报销预约日的外汇中间价折算成人民币报销。

第二十九条  各类退款业务的办理

各类退款业务需注明退款事由，经相关部门负责人签字确认后方可办理财务退款手续。各类退款须转入退款申请人的银行账户（押金、保证金类的退款，需退至原交款单位账户），确因特殊情况无法转申请人账户的，需说明具体事由并附相关证明材料（如工商变更证明书等），经相关部门负责人批准同意后方可退款。

第三十条  暂借款（预付款）的办理

暂付款（预付款）的借款人应为本校在编在岗的教职工。学生、临时工和非本校教职工原则上不得借款。

各类暂付款（预付款）的审批权限按《温州大学经费审批制度》相关规定执行。

暂付款原则上实行“一事一借，一借一清，不清不借”的管理原则。借款后，应及时办理报销手续。借款时间超过3个月未办理报销手续的，计财处有权从借款人工资中扣回。确有特殊原因无法及时核销的，经办人须以书面形式说明事由并约定还款时间，经学院(部门)领导签字，并加盖学院(部门)公章后，交计财处备案，方可延期处理。

教职工调离、退休、离职前须到计财处结清借款，短期无法结清的由接管人重新办理借款手续。

第三十一条  各类经济业务的具体报销规则详见相关经费管理规定或计财处公布的报销业务指南。

第十章  附则

第三十二条  本规定若与国家有关政策法规不符的，以国家政策、法规为准。

第三十三条  本规定由计财处负责解释。

第三十四条  本规定自发布之日起执行。原《温州大学财务报销规定》（行政〔2010〕47号）随文废止。

 

修订情况：2010年3月5日《温州大学财务报销规定》（行政〔2010〕47号）

 

 

 

 

温州大学校长办公室                           2018年12月29日印发